会社で仕事をしていると「登記簿」や「登記事項証明書」という名前をよく耳にするのではないかと思います。
この記事を読んでいる方の中には、「登記簿謄本は取るのが面倒そう」「どうやって取得できるのか分からない」と疑問を持っている方が多いのではないでしょうか。
実は、登記簿を取得するのは非常に簡単で、わざわざ法務局に行かなくても取ることができます。
この記事では、
・登記簿謄本(登記事項証明書)とは何か
・法人登記簿の種類
・オンラインでの取り方
について、専門家の視点ですべて分かりやすく解説します。
※今回の記事では、不動産の情報を記載した不動産登記簿ではなく、法人の情報を記載した法人登記簿をご紹介します。
登記簿謄本とは
登記簿謄本(登記事項証明書)とは、法人の設立や契約などの手続きで必要となる、登記簿に記録されている事項の全部または一部を証明した書面のことです。
登記簿謄本の読み方は「とうきぼとうほん」で、正式には登記事項証明書と言います。
登記簿謄本と登記事項証明書の違い
登記事項証明書と登記簿謄本の違いは何か、と疑問に思っている方もいるかもしれません。
実は「登記簿謄本」と「登記事項証明書」は同じものを指します。昔の呼び方を登記簿謄本、現在の呼び方を登記事項証明書といいます。
- 昔の名称：登記簿謄本
- 現在の名称：登記事項証明書
途中で名称が変わった理由は何でしょうか。
それは、登記簿の管理方法が変わったためです。1988年頃までは、登記簿謄本は紙の帳簿で管理されていました。登記の内容を閲覧したい際には、法務局へ出向き、登記簿に記載されている内容を書き写したもの(コピー)を発行してもらうという方法でしか取得することができませんでした。
なお、現在はコンピューター化によって、登記簿に記載された内容は登記記録という電子データにされて、写しを請求できるようになりました。コンピューター化以前と違い、どこの法務局でも取得できるようになったという経緯があります。
必要なタイミング
登記事項証明書はどのような場合に必要になるのでしょうか。
登記簿謄本(登記事項証明書)は、会社設立時、決算申告時、会社移転・社名変更時に必要となります。銀行口座開設、各種契約(オフィス賃貸契約・銀行融資・補助金申請)の際に提出することもあります。
なお、海外企業の法人登記簿の取得は謄本取得代行会社などに依頼するのが一般的です。
登記の方法
なお、会社を設立した際などに行う登記自体は、法務局に出向いての手続きや、電子申請などの登録方法があり、様々な書類をそろえる必要があります。
登記を行なった法人のみ登記事項証明書が存在するため、逆に登記事項証明書がない会社は法人としては登記していないということになります。
登記簿謄本の種類
登記簿謄本(登記事項証明書)には、以下の4種類があります。
(1) 現在事項証明書(現在事項全部証明書・全部事項証明書)
現在効力を有する登記事項、会社成立の年月日、取締役の就任の年月日、会社の商号、本店の登記の変更事項などを記載した書面のこと。
(2) 履歴事項証明書(履歴事項全部証明書)
現在事項証明の記載事項に加えて、過去3年間に抹消された履歴も含む情報を記載した書面のこと。以前の登記簿謄本にあたるもので、解散や倒産、破産した会社のものも取得することができます。
(3) 閉鎖事項証明書
閉鎖した登記記録に記録されている事項を記載した書面のこと。
(4) 代表者事項証明書
会社の代表者の代表権に関する事項を記載した書面のこと。資格証明書に代替しうる証明書。
税務署や銀行などの金融機関に提出を求められている場合には、履歴事項証明書を取得すればまず問題ありませんが、提出先や用途によってどの証明書を入手すればよいかが変わるので確認が必要です。
定款との違い
定款と登記簿謄本(登記事項証明書)の違いを疑問に思う方も多いようです。
定款は一般に公開されず会社に置いておくものですが、法人登記簿謄本は一般に公示されるもので、誰でも見ることができるという違いがあります。
登記事項証明書の見方
登記簿謄本(登記事項証明書)の見方をサンプル画像とともにご紹介します。
※株式会社グラファーの登記事項全部証明書です。
登記簿謄本の記載事項としては、法人番号・会社設立の年月日(登記を申請した日)・目的・役員に関する事項(代表取締役や役員の名前や自宅住所)などの内容があります。
記載内容を変更したい場合は
会社の登記事項証明書の内容を変更したいという場合にはどのようにしたらよいのでしょうか。
登記事項証明書(法人登記簿謄本)の内容の変更手続きを行いたいという場合には、法務局で申請書(様式)を提出する必要があります。費用は変更する項目によって、2000円から約10万円までと幅があります。
住所変更、役員変更、社名変更の際には登記事項証明書の変更手続きが必要となりますので、早めの確認が必要です。
参考：法務局 商業・法人登記の申請書様式(http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html#anchor1)
登記簿謄本の閲覧方法
登記簿謄本(登記事項証明書)の取得までは必要ないが、他の企業のものを閲覧したいという方もいらっしゃるかと思います。
登記事項証明書の閲覧のみの場合には
(1) 法務局のオンラインサービス
(2) 民間サービスのオンラインサービス
の2つの方法があります。
閲覧方法 (1) 法務局のオンラインサービスで閲覧する
法務局が提供する「登記情報提供サービス」では、会員登録(有料)を行えば、オンラインで閲覧することができます(会員登録をせずに即時決済により利用する方法もあります)。ただし、操作方法が難しく、利用時間に制限があるなどのデメリットがあります。
■登記情報提供サービスで閲覧する場合
・手数料
会員登録740円、全部事項証明書の閲覧1通335円
・メリット
ネットでの登記簿謄本の閲覧が可能
・手続きにかかる時間
約数分〜60分以上
・特徴
操作方法が難しい。
推奨OS/ブラウザはWindows/IEのみ。
利用時間は平日午前8時30分から午後9時まで 。
・URL
登記情報提供サービス(http://www1.touki.or.jp/)
閲覧方法 (2) 民間のオンラインサービスで閲覧する
民間サービスの「Graffer® 法人証明書請求」では、インターネットで最短1分から登記事項証明書が閲覧できます。
■登記情報提供サービス「Graffer® 法人証明書請求」で閲覧する場合
・手数料
1280円(税抜)
・メリット
ネットでの登記簿謄本の閲覧が可能
・手続きにかかる時間
約1分(2回目以降10秒)
・特徴
操作方法が簡単。
営業日の17時までのお申し込みは当日中、17時以降、または、営業日外のお申し込みは翌営業日中にPDFをダウンロードできる。
・URL
Graffer® 法人証明書請求(https://registry.graffer.jp/)
登記簿謄本の取得方法
次に、登記簿謄本(登記事項証明書)を取得したい場合は、どこで・どのように取得することができるのかをご紹介します。
登記事項証明書の取り方には、
(1) 法務局に出向く
(2) 郵送
(3) 法務局のオンラインサービス
(4) 民間のオンラインサービス
の4つの方法があります。
誰でも発行することができ、代理でも取得ができます。
以下で、それぞれの方法についてご紹介します。
取得方法(1) 法務局で取得する
登記簿謄本は、直接登記所（法人登記部門・支局・出張所）に来庁することで取得できます。全国どこの法務局でも構いません。
STEP1.
法務局に出向きます。必要なものは、申請書と収入印紙です。
申請書には、見本を参考に会社の商号・本店（法人の名称・事務所）を記載します。登記所の窓口に証明書発行請求機が設置されている場合には窓口でなくても請求することもできます。
STEP2.
収入印紙を購入し、法務局の窓口で申請を行います。
STEP3.
発行された登記簿謄本を窓口で受け取ります。
■登記簿謄本を法務局で取得する場合
・手数料
600円
・メリット
当日に入手可能
・手続きにかかる時間
約120分(混雑状況による)
・特徴
往復の交通費、人件費をすべて合わせると、実際には3000円～5000円以上のコストがかかる。
取得方法(2) 郵送で取得する
登記簿謄本は、郵送でも請求することができて、日数は約1週間ほどかかります。郵送での取得方法は、返信用の封筒、切手、収入印紙600円分を入れて、法務局に送付します。
■登記簿謄本を郵送で取得する場合
・手数料
約790円
・メリット
法務局に行く必要がない
・手続きにかかる時間
約50分
・特徴
申請書の印刷、郵便局への往復の移動、郵便局での印紙購入、送付をすべてあわせると、実際には2000円〜3000円以上のコストがかかる。
参考：申請書様式「法務局 登記事項証明書（商業・法人登記）・印鑑証明書等の交付請求書の様式」(http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-2.html)
取得方法(3) 法務局のオンラインサービスで取得する
登記簿謄本は、インターネットを利用してオンラインで請求することができます。
法務局では「かんたん証明書請求」というシステムを用意しています。
ただし、手数料の納付方法はインターネットバンキングによる電子納付やATMでの納付、利用時間が、平日午前8時30分から午後9時までと限られている、などのデメリットがあります。
■法務局のオンラインサービス「かんたん証明書請求」で取得する場合
・手数料
500円(郵送)、480円(窓口で交付)
・メリット
法務局に行く必要がない
・手続きにかかる時間
約数分〜60分以上
・特徴
平日の限られた時間(午前8時30分から午後9時)にしかアクセスできない
請求のたびに銀行振込(インターネットバンキングによる電子納付、もしくはPay-easyに対応したATMで納付のみ)が必要
操作が複雑
スマートフォンに対応していない
対応OSはWindows、対応ブラウザはIEのみ
時間帯により、問い合わせ窓口の電話が混み合っている
上記の理由により使いにくいという問題があり、一般に広く普及するには至っていない。
・URL
登記・供託オンライン申請システム(http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/static/online_syoumei_annai.html)
取得方法(4) 民間のオンラインサービス「Graffer® 法人証明書請求」で取得する
登記事項証明書の取得方法を比較すると、法務局、郵送、オンラインのどの方法でも時間やコストがかかってしまうことがわかりました。
そこでご紹介するのが、登記事項証明書をオンラインで最短1分で請求できる「Graffer® 法人証明書請求」です。
「Graffer® 法人証明書請求」は、インターネットで最短1分で登記事項証明書が取得できます。既に1,000以上の企業・団体が利用しており、企業の登記簿取り寄せにかかる業務の工数をしっかりと削減します。
インターネットやスマホで請求するだけで、法務局に取りに行ったものと同じ登記事項証明書が郵送で届くので、「登記事項証明書を簡単に取得したい」「法務局に取りに行くのが面倒」という方のお悩みを解決します。
■登記事項証明書をオンラインで取得「Graffer® 法人証明書請求」
・手数料
980円(税抜)
・メリット
法務局に行く必要がない
・手続きにかかる時間
約1分(2回目以降10秒)
・特徴
Webやスマホから簡単に登記事項証明書が請求できる
手数料・料金の比較
登記簿謄本(登記事項証明書)を取得する手数料についてまとめます。
(1) 法務局で取得する場合：1通につき600円
(2) 郵送で取得する場合：1通につき約790円
(3) 登記・供託オンライン申請システムでオンラインで請求する場合：500円(郵送)、480円(窓口で交付)
(4) 民間サービス「Graffer® 法人証明書請求」でオンラインで請求する場合：税抜で980円、税込みだと1,058円(郵送)
ただし、(1)〜(3)の方法は、人件費・交通費・機会費用・往復の移動や待ち時間などの目に見えないコストが発生するため、実際には2000円〜5000円分のコストがかかってしまうというデメリットがあります。
民間サービスである(4)の「Graffer® 法人証明書請求」は1分でインターネットから簡単に請求できるため無駄なコストが発生しません。
トータルの費用を比較すると、圧倒的に低コストで登記簿謄本が取得できると言えるでしょう。
「Graffer® 法人証明書請求」の使い方
ここでは、上記で紹介している「Graffer® 法人証明書請求」の利用方法を紹介します。
≪主な手続きの流れ≫
・アカウントを登録
・法人を検索
・請求方法を選択
・お届け先とお支払い情報を指定する
・お申込内容を確認する
・アカウントを登録
◆アカウントを登録
「さっそく使ってみる」から必要事項を入力し、アカウントを登録します。
※「事業所名」、「姓」「名」は、次ページ以降の登録が必要な項目に自動で入力されるため、正確に入力しておくと以降の作業がスムーズに進みます。
◆法人を検索
アカウント作成が完了したら法人の検索へ進みます。
「事業所名(読み仮名での検索は不可)」、「所在地」、「法人ID」などのいずれかで、登記簿謄本を取得したい法人を入力します。
検索結果の中から目的の事業所を選択して注文に進みます。
◆請求方法を選択
郵送で登記簿謄本を取り寄せるか、登記情報をPDFで請求するかを選択できます。
郵送で請求する場合は通数を指定して次に進みます。
◆お届け先とお支払い情報を指定する
お届け先情報の入力に進みます。
郵便番号(ハイフンなし)を入力すると、自動的に「お届け先住所」の市区町村が入力されます。続けて、詳細な番地や建物名を記入します。
受取人には、アカウント登録時に入力した「姓名」が自動で表示されます。実際にお受け取る人が違う場合は、変更します。
クレジットカードで決済ができます。
カード番号、有効期限、確認コードを入力し、登録します。
◆お申込み内容を確認する
「お届け先」、「お支払い方法」、「注文内容」を確認し、 注文を確定します。
以上の手続きで、あとは法務局から登記簿謄本が送られてくるのを待つだけです。
また、次回以降の申請は、アカウント登録等は済んでいるため、登記簿謄本を取りたい法人を選び、申込み内容を確認するだけで、手続きが完了します。
「Graffer® 法人証明書請求」はこちら(https://registry.graffer.jp/)
さいごに
いかがでしたか。
今回の記事では、登記事項証明書(登記簿謄本)とは何か、具体的な取得方法や手数料、オンラインでの取り方をお伝えしました。
登記事項証明書は、インターネットで請求することで非常に簡単に取得することができます。
・無駄なコストを省き、バックオフィス、人事総務業務の工数を削減したい
・これから登記簿謄本を発行したい
という方は、一度利用してみることでその便利さや効果が感じられると思います。
ぜひ日々の業務に積極的に活用してみてください。
ネットで登記簿謄本を取るには……
「Graffer®法人証明書請求」を使えば、 法人の履歴事項全部証明書を郵送でお取り寄せできるほか、 登記情報のPDFデータをダウンロードすることもできます。
クレジットカード決済で1分もあれば申込みが可能。法務局まで証明書を取りに出かける手間を省けます。
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