解説記事  |  2018/12/6 更新

【詳細画像付き】どこよりも丁寧に解説「商業登記電子証明書」の取り方

最近では、各種の行政手続きが電子申請化され、会社のパソコンからオンラインで申請・届出ができるようになっています。窓口まで行って手続きを行う時間と労力を削減するためにも、オンラインでできる行政手続きは、会社にいながらにしてさくっと終わらせられるようにしたいですよね。

ただし、行政手続きをオンラインで行うためには「電子証明書」が必要になります。

ここでは、その電子証明書のひとつである「商業登記に基づく電子証明書(商業登記電子証明書)」の取得方法をどこよりも丁寧に解説します。

【詳細画像付き】どこよりも丁寧に解説「商業登記電子証明書」の取り方

このページの目次

※この記事は、2018年11月22日現在の最新バージョンである「商業登記電子認証ソフトVer1.9」を元に解説しています。

そもそも電子証明書って何?

電子証明書って何?

法務省民事局リーフレット<商業登記電子証明書はじめてガイド>より

http://www.moj.go.jp/content/001252792.pdf

紙の申請書等を提出して手続きを行う場合には、虚偽の申請ではないかを確認するため、申請書等に「代表印」を押し、さらに重要な手続きにはその「代表印」が本物かを証明する「印鑑証明書」を添付する必要があります。

オンラインの手続きの場合、この「代表印」と「印鑑証明書」の代わりになるのが「電子署名」と「電子証明書」です。「証明書」という名前なので、紙のように思えるかもしれませんが、紙ではなく「データ」になります。

オンラインで作成した申請書のデータに「電子署名」を行って、「電子証明書」のデータを添付するというのが、オンラインでの行政手続きの流れになります。紙での手続きとイメージは大きくは変わりませんね。

商業登記に基づく電子証明書(商業登記電子証明書)とは?

「商業登記に基づく電子証明書(商業登記電子証明書)」とは、登記所が管理する登記情報に基づいて、登記所(法務局)が発行する電子証明書です。

電子証明書は民間が発行するものもありますが、商業登記電子証明書は、国の行政機関が発行するものです。このため、各種の行政手続きに利用でき、法人が取得するのに最適な電子証明書となります。

商業登記電子証明書が使える行政手続き

これから、「STEP1」「STEP2」「STEP3」と3つのステップに分けて「商業登記電子証明書」の取り方を解説しますが、「商業登記電子証明書」は最短1日で取ることができ、その日から電子申請に利用することができます。

実際に「商業登記電子証明書」を使って電子申請ができる国・地方公共団体の手続きの例は、下の図をご参照ください。

商業登記電子証明書が使える行政手続き

法務省民事局リーフレット<商業登記電子証明書はじめてガイド>より

http://www.moj.go.jp/content/001252792.pdf

例えば、「登記・供託オンライン申請」では、バックオフィス業務で頻繁に必要になる「印鑑証明書」を「商業登記電子証明書」を使って取ることができます。しかも、オンライン請求のほうが、少しお安く印鑑証明書が取れるんです。

  • 窓口での書面請求:450円
  • オンライン請求:410円(送料込み)

そのほか、各手続きを行っている行政の窓口まで足を運ぶ交通費、順番を待つ時間・手続き時間・往復時間の人件費も含めて考えると、会社のパソコンから電子申請をすることで削減できる費用と時間ははかりしれないものがあります。

この記事の筆者も「e-Gov 電子申請システム」で「商業登記電子証明書」を利用して、従業員の社会保険・労働保険関係手続きを行っています。パソコンの前から一歩も動かずに手続きが完了するので、毎回感動しますよ。電子申請をしない理由がどこにも思い当たらないほどです。

電子申請できる行政手続きは、会社のパソコンでさくっと終わらせられたら、これまで窓口まで行っていた時間と労力を他の仕事に充てることもできますね。残業時間もグッと減るかもしれません。

商業登記電子証明書の取得は簡単! たったの3ステップ!

商業登記電子証明書は、3つのステップで簡単に取得することができます。

かんたん3ステップ

法務省民事局リーフレット<商業登記電子証明書はじめてガイド>より

http://www.moj.go.jp/content/001252792.pdf

  • STEP1:専用ソフトをダウンロードして必要なデータと申請書を作成
  • STEP2:作成したデータ・申請書、印鑑カードを持って登記所(法務局)へ
  • STEP3:専用ソフトに登記所で交付されたシリアル番号等を入力し、電子証明書を取得

商業登記電子証明書取得のポイント

  1. 最初に専用ソフトで作ったデータを持って登記所まで行き、再度、専用ソフトから電子証明書をダウンロード(発行)する。専用ソフトでの作業は、一度に行うことはできない。
  2. 商業登記電子証明書は、登記所で発行されるわけではない。専用ソフトで作成したデータ+登記所で受け取る紙に記載の情報を使い、専用ソフトからインターネット経由で、自分で取得する。

勘違いしやすいこのふたつのポイントさえ事前に意識しておけば、難しいことはまったくありません。

実際に作業を始めるその前に!~動作環境と準備書類~

実際に作業を始めるその前に![動作環境]

実際に作業を始める前に、法務省が提供している専用ソフトを利用するには、下記の動作環境を満たす必要があります。

専用ソフトの動作環境

「商業登記電子認証ソフト」のダウンロードページより(法務省)

http://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00027.html

特に、Windowsのパソコンが必要なところに注意してください。Macintoshのパソコンでは、残念ながら専用ソフトを使うことはできません。

実際に作業を始めるその前に![準備書類]

実際に作業を始める前に、下記の書類をお手元に準備しておくと便利です。

「STEP1」で必要になるもの

「STEP1」では、専用ソフトを使い、必要な書類を作成するのがメインです。この専用ソフトで申請に必要なデータを入力する際や申請書を作成する際に、正しい情報を確認しながら行うための書類が必要になります。

  • 登記簿謄本(履歴事項全部証明書):専用ソフトでの入力情報確認用・申請書の記入情報確認用
  • 定款:専用ソフトでの入力情報確認用
  • 会社の代表取締役の生年月日がわかるもの:申請書の記入情報確認用
  • 代表印(実印):申請書への押印
  • 実際に登記所に申請に行く方の認印:申請書への押印(代表取締役が登記所に行く場合は不要)

これらの書類で確認するのは、下記の情報です。

  • 登記簿謄本:会社法人等番号、商号(法人名)、本店又は主たる事務所の住所、会社法人等番号(必須入力項目)
  • 定款:法人の英語表記(任意入力項目)

このため、登記している法人名や住所に変更がなければ、古い書類でも問題ありません。

ただ、登記簿謄本が手元にない!という場合には、登記簿謄本をWebで取り寄せできる「Graffer®法人登記簿謄本取寄せ(https://registry.graffer.jp/)」を利用すると、わざわざ法務局まで行く必要がありません。

また、登記簿謄本が届くまでは数日掛かってしまいますので、いますぐ登記簿謄本の情報を確認して作業を進めたい!というときは、登記所が保有する登記情報と同じ情報を記載したPDFをダウンロードできるサービス(平日17時までの申込みで当日中にダウンロード可能)も「Graffer®法人登記簿謄本取寄せ」にはあります。とっても便利ですね。

Graffer®法人登記簿謄本取寄せ

Graffer法人登記簿謄本取寄せ

https://registry.graffer.jp/

「STEP2」で必要になるもの

「STEP2」は、「STEP1」で作成したデータと申請書を持って、実際に登記所に足を運ぶ工程になります。このときに、データを提出するためのメディアが必要になります。他にも下記のものが必要になります。事前に準備しておきましょう。

  • 「STEP1」で作成したデータを保存するメディア(CD-ROM・CD-R・CD-RW、DVD-ROM・DVD-R・DVD-RW、USBメモリ)
  • 「STEP1」で完成させた申請書の紙
  • 「STEP1」で法人の英語表記を入力した場合は、その英語名が記載されている定款
  • 印鑑カード
  • 発行手数料分の現金

「STEP3」で必要になるもの

「STEP3」は、再び専用ソフトを使って「STEP1」で作成したデータと「STEP2」で受け取った紙に記載されている情報を入力し、自分で商業登記電子証明書を発行するという工程になります。発行した電子証明書はデータですので、発行後に電子証明書データを保管しておくためのメディアを事前に準備しておくとベターです。

  • 「STEP2」で登記所から交付された電子証明書発行確認票のシリアル番号
  • 「STEP1」で作成した鍵ペアファイル
  • 「STEP1」で設定した鍵ペアファイルパスワード
  • (任意)専用ソフトから発行した商業登記電子証明書を保管しておくメディア

STEP1:専用ソフトをダウンロードして必要なデータと申請書を作成

実は、3つのステップのうち、この「STEP1」が一番の難所です。

最初に専用ソフトのインストールやデータ・申請書の作成などの少し煩雑なことを行うため、「最初の段階でここまで複雑だったら、この先はどうなるんだろう…?」と不安になるかもしれません。ですが、「STEP1」を乗り越えたあとの「STEP2」と「STEP3」は、複雑なこともなく、サクサクと進みます。

ちょっと煩雑なのは最初だけです。安心してステップを進めてくださいね。

専用ソフトのダウンロードとインストール

法務省のサイトから専用ソフトをダウンロードする

まずは、「商業登記電子認証ソフト」を法務省のサイト(http://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00027.html)からダウンロードして、パソコンにインストールします。専用ソフトはもちろん無料です。

専用ソフトのダウンロード

「商業登記電子認証ソフト」のダウンロードページ(法務省)

http://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00027.html

「商業登記電子認証ソフトVer1.9」の「ダウンロード」をクリックして、専用ソフトのインストーラーをダウンロードします。

ダウンロードした専用ソフトをパソコンにインストールする

1.インストーラーの起動

ダウンロードした専用ソフトのアイコン

パソコンにダウンロードした専用ソフトのインストーラーは、上のようなアイコンで表示されます。このアイコンをダブルクリックして、専用ソフトのインストールを行います。


2.起動画面専用ソフトのインストール1

アイコンをダブルクリックすると最初に上のような画面が表示されます。

「次へ(N) > 」ボタンをクリックします。


3.使用許諾契約書への同意

専用ソフトのインストール2

上のような画面が表示されます。

使用許諾契約の内容をよく読み、「使用許諾契約の条項に同意します(A)」を選択し、「次へ(N) > 」ボタンをクリックします。


4.専用ソフトのインストール先の確認

専用ソフトのインストール3

上のような画面が表示されます。

専用ソフトのインストール先を確認し、「次へ(N) > 」のボタンをクリックします。

インストール先を変更したい場合は、先に「変更(C)」ボタンをクリックして、インストール先を指定した後に、「次へ(N) > 」ボタンをクリックします。


5.インストール開始

専用ソフトのインストール4

上のような画面が表示されます。

「インストール(I)」ボタンをクリックします。


6.インストール中

専用ソフトのインストール5

上のような画面が表示されます。

インストールが終了するまで、しばらく待ちます。


7.インストール完了

専用ソフトのインストール6

専用ソフトのインストールが無事に終了すると上のような画面が表示されます。

「完了(F)」ボタンをクリックし、画面を閉じます。

これで専用ソフトのインストールは完了です。

一見、難しそうに見えるかもしれませんが、基本的にはボタンをクリックしていくだけなので、5分も掛からずに完了します。

専用ソフトで申請に必要なデータを作成する

1.専用ソフトの起動

専用ソフトアイコン

インストールした専用ソフトは、上のようなアイコンで表示されます。このアイコンをダブルクリックして、商業登記電子証明書の申請に必要な書類を作成します。


2.メニュー画面

申請ソフト起動画面

アイコンをダブルクリックすると最初に上のようなメニュー画面が表示されます。

「手順1 」の「鍵ペアファイル及び証明書発行申請ファイルの作成」ボタンをクリックします。

※「手順2」以降は、ファイルの作成とは異なる作業のため、一度の流れで行うことはできません。「手順2」以降は、3つのステップのうちの「STEP2:作成したデータと申請書を持って登記所(法務局)へ」「STEP3:専用ソフトに登記所で交付されたシリアル番号等を入力し、電子証明書を取得」に該当する作業になります。


3.鍵ペアファイル及び証明書発行申請ファイルの作成

申請ソフトのデータ作成画面

上のような画面が表示されます。

専用ソフトは、とても親切な作りになっています。

各入力欄にカーソルをおいて入力欄を選択すると、下の部分に入力内容に関する詳細な説明文が表示されます。この説明を見ながら、各項目について入力し、申請書データを作成していきます。

それでは、実際に各項目を入力していきましょう。

入力項目は、必須項目が12箇所、任意項目が2箇所です。


4.「商号又は名称」の入力(※必須)

専用ソフト:「商号又は名称」の入力

「商号又は名称」の入力欄に会社名を入力します。

登記されている法人名と同じ名称でないと申請を受け付けてもらえません! 「登記簿謄本」で確認しながら、正しい法人名を入力します。


5.「商号又は名称の表音・略称等」の入力(※任意)

専用ソフト:「商号又は名称の表音・略称等」の入力

「商号又は名称の表音・略称等」は、任意項目なので空欄のままでも構いません。

英語の法人名などを電子証明書に記録したい場合は、「定款」に記載されているものと同様のものを入力します。

※この欄に入力を行った場合、入力内容の確認のための書類として、登記所に定款を提示する必要があります。


6.「本店又は主たる事務所」の入力(※必須)

専用ソフト:「本店又は主たる事務所」の入力

「本店又は主たる事務所」の入力欄に住所を入力します。

登記されている住所と同じ住所でないと申請を受け付けてもらえません! 「登記簿謄本」で確認しながら、正しい住所を入力します。住所は、ビル名や部屋番号なども登記されているか、番地までかなど、とても間違えやすい部分です。登記簿謄本でしっかりと確認しましょう。


7.「印鑑提出者の氏名」の入力(※必須)

専用ソフト:「印鑑提出者の氏名」の入力

「印鑑提出者の氏名」を入力します。法人の印鑑登録をした際に登録した氏名となります。代表取締役の氏名である場合が一般的です。


8.「印鑑提出者の氏名の表音」の入力(※任意)

専用ソフト:「印鑑提出者の氏名の表音」の入力

「印鑑提出者の氏名の表音」は、任意項目なので空欄のままでも構いません。

必要に合わせ、入力してください。


9.「印鑑提出者の資格」の選択(※必須)

専用ソフト:「電子証明書の有効期間(証明期間)」

「印鑑提出者の資格」を選択肢から選びます。ふたつ前の入力欄の「印鑑提出者の氏名」で入力した方の肩書になります。「代表取締役」となる場合が一般的です。


10.「電子証明書の有効期間(証明期間)」の選択(※必須)

専用ソフト:「電子証明書の有効期間(証明期間)」の選択

これから申請する電子証明書の有効期間を選択します。

電子証明書の有効期間によって発行手数料が異なるため、有効期間が長いほうがお得ですが、有効期間内に、登記情報が変更された場合(法人名が変わった・移転した・代表者が変わったなど)には、その電子証明書は無効になり、新しい内容で作り直す必要があります。

もし、近い将来に会社の移転などが予定されている場合には、有効期間を長くしても無効になってしまいますので、短めの有効期間にしておくのがよいでしょう。

申請時に支払う発行手数料は、下記の図のとおりです。

電子証明書の発行手数料

法務省民事局リーフレット<商業登記電子証明書はじめてガイド>より

http://www.moj.go.jp/content/001252792.pdf


11.「電子証明書の鍵長」の選択(※必須)

専用ソフト;「電子証明書の鍵長」の選択

「電子証明書の鍵長」を選択します。

「鍵長?」と思うかもしれませんが、現在の専用ソフトでは「2,048ビット」しか選択できなくなっています。難しいことは考えず、「2,048ビット」を選択します。


12.「鍵ペアファイルパスワード」の入力(※必須)

専用ソフト:「鍵ペアファイルパスワード」

「鍵ペアファイルパスワード」の欄にパスワードを入力します。「鍵ペアファイルパスワード」には、「半角英数字8文字以上30文字以下・英数字混在必須・英大文字小文字判別」という条件があります。条件に沿ったパスワードを決め、入力します。

なお、「鍵ペアファイルパスワード」は、「STEP3」で入力が必要になるパスワードです。絶対に忘れないようにしてください。


13.「鍵ペアファイルパスワード(確認用)」の入力(※必須)

「鍵ペアファイルパスワード(確認用)」の入力

「鍵ペアファイルパスワード(確認用)」の欄に、ひとつ上の入力欄に入力した鍵ペアファイルパスワードを再入力します。

左側のチェックボックスにチェックを入れると、上の画面のように「***」で隠されていない、実際に入力したパスワードが表示されます。間違えないように、確認しながら同じパスワードを入力しましょう。


14.「電子証明書の使用休止届出用暗証コード」の入力(※必須)

専用ソフト:「電子証明書の使用休止届出用暗証コード」の入力

「電子証明書の使用休止届出用暗証コード」の欄にコードを入力します。「電子証明書の使用休止届出用暗証コード」には、「半角英数字8文字以上64文字以下・英数字混在必須・英大文字小文字判別」という条件があります。条件に沿ったコードを決め、入力します。

「電子証明書の使用休止届出用暗証コード」は、電子証明書の取得時に必要になるコードではありません。発行された電子証明書の使用を休止する場合に備えて、事前に届出ておくものです。


15.「電子証明書の使用休止届出用暗証コード(確認用)」の入力(※必須)


「電子証明書の使用休止届出用暗証コード(確認用)」の欄に、ひとつ上の入力欄に入力した電子証明書の使用休止届出用暗証コードを再入力します。

左側のチェックボックスにチェックを入れると、上の画面のように「***」で隠されていない、実際に入力したコードが表示されます。間違えないように、確認しながら同じコードを入力しましょう。


16.「証明書発行申請ファイルの格納先」の選択(※必須)

専用ソフト:「証明書発行申請ファイルの格納先」の選択

この専用ソフトで作成される「証明書発行申請ファイル」をどこに保存するかを選択します。「参照」ボタンをクリックします。

専用ソフト:「証明書発行申請ファイルの格納先」の選択2

上のような画面が開きます。

デスクトップなど、わかりやすい場所を選んで、「OK」をクリックします。


17.「鍵ペアファイル及び発行申請書・委任状ファイル」の選択(※必須)

専用ソフト:「鍵ペアファイル及び発行申請書・委任状ファイル」の格納先の選択

この専用ソフトで作成される「鍵ペアファイル及び発行申請書・委任状ファイル」をどこに保存するかを選択します。「参照」ボタンをクリックします。

専用ソフト:「鍵ペアファイル及び発行申請書・委任状ファイル」の格納先の選択2

上のような画面が開きます。

デスクトップなど、わかりやすい場所を選んで、「OK」をクリックします。


18.鍵ペアファイル及び証明書発行申請ファイル作成実行

専用ソフト:ファイル作成実行

これで、必要な項目の入力はすべて終了しました。

入力内容を再度確認し、間違いがなければ「鍵ペアファイル及び証明書発行申請ファイル作成実行」ボタンをクリックします。


19.鍵ペアファイル及び証明書発行申請ファイル作成結果

専用ソフト:申請データの作成完了

上のような画面が開きます。

鍵ペアファイルは「XXXXX.鍵ペア」、証明書発行申請ファイルは「SHINSEI」、発行申請書・委任状ファイルは「XXXXX.申請書・委任状.pdf」という名前でそれぞれ保管場所として指定した場所に保管されています。

※「XXXXX」の部分には、データを作成した年月日時分秒を表す14桁の数字が入っています。(例)2018年12月1日16時10分10秒に作成→「20181201161010」

「メニュー画面」をクリックし、メニュー画面の最下部の「終了」をクリックして、専用ソフトを終了します。


20.完成!

専用ソフトで作成したデータ

専用ソフトで作成した各データは、上のようなアイコンで表示されます。

「STEP1」で専用ソフトを使用するのは、ここまでとなります。

専用ソフトの操作も、一見、長くて難しそうに見えるかもしれません。ただ、登記簿謄本などの書類を予めお手元に準備しておけば、サクサクと入力できますので、10分から15分もあれば、ここまでの作業は完了すると思います。

申請書・委任状を完成させる

引き続き、専用ソフトで作成された「申請書・委任状」に必要事項を記入し、完成させましょう。

1.申請書・委任状のPDFファイルを開く申請書・委任状の起動

専用ソフトで作成された3つのデータファイルのうち「XXXXX申請書・委任状.pdf」となっているアイコンをダブルクリックし、PDFファイルを開きます。


2.電子証明書発行申請書電子証明書発行申請

上のような「電子証明書発行申請書」が開きます。

薄い紫色の部分は、専用ソフトで入力した内容がそのまま最初から記入されている部分です。

それでは、申請書を印刷し、まだ記入されていない空欄の箇所を順番に記入していきましょう。


3.会社情報と手数料の記入

会社情報と手数料の記入

上から順に、会社情報や手数料などを記入していきます。

  • 法務局、支局・出張所:会社の住所地の商業・法人登記を管轄する登記所名
  • 年月日:申請書を実際に登記所に提出する日付
  • 会社法人等番号:登記簿謄本に記載されている番号
  • 生年月日:すでに入力されている代表等(印鑑提出者)の生年月日
  • 手数料:証明期間に応じた発行手数料(下記参照)

手数料


もし、「登記簿謄本が手元にないので、会社法人等番号がわからない!」という場合は、無料で簡単に会社法人等番号が調べられる「法人情報検索 with 国税庁(くらしのてつづき)(ttps://ttzk.graffer.jp/corporations)」を使うと便利です。

会社名を入力するだけで、その会社の「商号」「商号フリガナ」「法人種別」「法人番号」「会社法人等番号」「本店所在地」「地図」を調べることができます。


法人情報検索 with 国税庁(くらしのてつづき)

法人情報検索 with 国税庁(くらしのてつづき)

https://ttzk.graffer.jp/corporations


4-1.申請人・代理人、委任状の記入 [印鑑提出者本人が登記所に行く場合]

申請人の記入

次に、申請人・代理人、委任状の欄を記入します。まずは、「印鑑提出者」つまり、申請書に最初から氏名が記入されている会社の代表などが、自分で登記所に申請しに行く場合の記入例です。

従業員など他の方が登記所へ行く場合は、「4-2.申請人・代理人委任状の記入[従業員などが登記所に行く場合]」へ進んでください。

【申請人の欄】

  • 印鑑提出者本人氏名:申請書に記入されている氏名
  • 印鑑:登記所に提出した印鑑(代表印・実印)を捺印

ほかの「代理人」や「委任状」の欄は、空欄のままで大丈夫です。


4-2.申請人・代理人委任状の記入 [従業員などが登記所に行く場合]

申請人・代理人委任状の記入[従業員などが登記所に行く場合]

こちらは、従業員の方などが登記所に行く場合の記入例です。

【申請人の欄】

  • 印鑑提出者本人:空欄のままで大丈夫です
  • 印鑑:空欄のままで大丈夫です
  • 代理人住所:実際に登記所に行く方の住所
  • 代理人氏名:実際に登記所に行く方の氏名
  • 印鑑:実際に登記所に行く方のハンコの捺印(認印でOK)

【委任状の欄】

  • 住所:上に記入した「代理人住所」と同じ住所
  • 氏名:上に記入した「代理人氏名」と同じ住所
  • 年月日:委任状を作成した日付
  • 商号(名称):あらかじめ申請書に記入されている「印鑑届出事項」にある法人名
  • 本店(事務所):あらかじめ申請書に記入されている「印鑑届出事項」にある住所
  • 資格・氏名:あらかじめ申請書に記入されている「印鑑届出事項」にある資格・氏名
  • 印鑑:登記所に提出した印鑑(代表印・実印)を捺印


5.完成!

これで「電子証明書発行申請書」の作成は完了です。

※右の「印紙貼付欄」に貼り付ける収入印紙は、次の「STEP2」で足を運ぶ登記所の印紙売り場で購入します。

これも、一見すると複雑そうに見えるかもしれませんが、簡単な情報を記入し、あとは必要箇所に代表印を押してもらうだけですので、難しい作業ではありません。10分ほどで完成すると思います。

6.「STEP1」完了!

ここまでの作業で、一番の難所「STEP1:専用ソフトをダウンロードして必要なデータと申請書を作成」の作業がすべて完了となります。お疲れさまでした。

ここを乗り切れば、あとのステップは難しいこともなく進みます!

STEP2:作成したデータ・申請書、印鑑カードを持って登記所(法務局)へ

「STEP2」は、デスクワークではなく、管轄の登記所まで足を運んで、商業登記電子証明書の発行を申請する工程になります。

持ち物の準備

登記所に持っていく持ち物を準備します。

【登記所に持参するもの】

  • 「STEP1」で作成した「SHINSEI」データを入れたメディア
  • 「STEP1」で完成させた「電子証明書発行申請書」の紙
  • 「STEP1」の専用ソフトに「法人の英語表記」を入力した場合は、その英語名が記載されている定款
  • 印鑑カード
  • 発行手数料分の現金

「SINSEI」データのみをメディアに保存


「SINSEI」データのみをメディアに保存

「STEP1」では、専用ソフトで「XXXXX.鍵ペア」、「SHINSEI」、「XXXXX.申請書・委任状.pdf」という3つのデータが作成されましたが、登記所に提出するデータは「SHINSEI」のみです。

※「申請書・委任状.pdf」は、PDFデータではなく、「STEP1」で完成させた「電子証明書発行書」の紙を提出します。

事前に準備しておいたメディア(CD-ROM・CD-R・CD-RW、DVD-ROM・DVD-R・DVD-RW、USBメモリ)に、必ず「SHINSEI」データのみを保存しましょう。

  • メディアには「SHINSEI」データのみを保存する
  • メディアにパスワードを設定しない
  • メディアにフォルダを作ってその中に保存しない(メディアの直下に保存する)
  • 他のファイルを保存しない(「鍵ペア」データ以外にも、関係のない他のファイルを入れない)

管轄の登記所で申請を行い「電子証明書発行確認票」を受け取る

準備ができたら、上記4点の持ち物を持って登記所(法務局)へ出かけましょう。

1.発行手数料分の収入印紙を購入

登記所では、電子証明書の発行手数料を払うことができません。このため、まずは、発行手数料と同額の収入印紙を購入する必要があります。

収入印紙は郵便局で買うこともできますが、登記所の中や近くの建物に「印紙売りさばき所」といった名称で収入印紙を売っている窓口が必ずあります。郵便局に行くよりは、そこで購入するのが便利です。

収入印紙を購入したら、持参した「電子証明書発行申請書」の右側の「印紙貼付欄」に貼りましょう。

「電子証明書発行申請書」と現金を渡すと、収入印紙を貼って返してくれる窓口もあります。

2.電子証明書の申請を扱う窓口で申請

  • 「SHINSEI」データを入れたメディア
  • 「電子証明書発行申請書」の紙に収入印紙を貼ったもの
  • 「STEP1」の専用ソフトに「法人の英語表記」を入力した場合は、その英語名が記載されている定款
  • 印鑑カード

電子証明書の申請を扱う窓口に上記を提出し、商業登記電子証明書発行の申請を行います。

3.電子証明書発行確認票の受け取り

電子証明書発行確認票

問題なく申請が処理されると、窓口で上のような「電子証明書発行確認票」の紙が交付されます。また、提出したメディア・定款・印鑑カードも返却されます。

「電子証明書発行確認票」には、次の「STEP3」で必要になる重要な情報が記載されています。なくさないように大切に職場まで持ち帰りましょう。

4.完了!

これで「STEP2:作成したデータ・申請書、印鑑カードを持って登記所(法務局)へ」のステップはすべて完了です。

「STEP1」に比べると、拍子抜けするくらい簡単だったのではないかと思います。お疲れさまでした。

STEP3:専用ソフトに登記所で交付されたシリアル番号等を入力し、電子証明書を取得

さて、いよいよ最後のステップに入ります。

「STEP3」では、再び専用ソフトを使って、インターネット経由で、自分で「商業登記電子証明書」を発行するという工程です。

専用ソフトを使って「STEP1」で作成した「XXXXX.鍵ペア」と専用ソフトで設定した「鍵ペアファイルパスワード」を用い、「STEP2」で登記所から交付された「電子証明書紙確認票」に記載されている情報を入力し、自分で商業登記電子証明書を発行するというのが「STEP3」の流れになります。

専用ソフトを使って、商業登記電子証明書を取得


1.専用ソフトの起動

専用ソフトアイコン

「STEP1」でインストールした専用ソフトを起動します。


2.メニュー画面

メニュー画面

メニュー画面が表示されます。

「手順3 」の「電子証明書取得」ボタンをクリックします。


3.電子証明書取得

電子証明書取得

上のような画面が表示されます。「STEP1」で専用ソフトを使ったときと比べると入力欄も少なく、シンプルですね。

それでは、実際に各項目を入力していきましょう。

電子証明書取得の入力項目は、すべて必須項目で6箇所です。


4.「シリアル番号」の入力

「シリアル番号」の入力

「シリアル番号」の入力欄に「STEP2」で登記所から交付された「電子証明書発行確認票」に記載されている16桁のシリアルを半角数字で入力します。


5.「鍵ペアファイル」データの読み込み

「鍵ペアファイル」データの選択

「STEP1」で作成した「鍵ペアファイル」データを専用ソフトに読み込みます。「参照」ボタンをクリックします。

「鍵ペアファイル」データの選択

上のような画面が開きます。

「STEP1」で作成した「XXXXX.鍵ペア」データを選択し、選択されたデータの確認後、「開く」をクリックします。


6.「鍵ペアファイルパスワード」の入力

「鍵ペアファイルパスワード」の入力

「鍵ペアファイルパスワード」欄に、「STEP1」の「12.鍵ペアファイルパスワードの入力」で設定したパスワードを入力します。


7.「電子証明書格納先」の指定

「電子証明書格納先」の指定

このあと作成される「商業登記電子証明書」を保存する場所を指定します。「参照」をクリックします。

電子証明書の保存先の指定

上のような画面が開きます。

デスクトップなどわかりやすい場所を選択し、「OK」をクリックします。


8.「電子証明書パスワード」の入力(※最重要!)

電子証明書パスワードの入力

「電子証明書パスワード」欄に、このあと作成される「商業登記電子証明書」を使用するためのパスワードを入力します。

「電子証明書パスワード」には、「半角英数字8文字以上30文字以下・英数字混在必須・英大文字小文字判別」という条件があります。条件に沿ったパスワードを決め、入力します。

このパスワードが、実際に「商業登記電子証明書」をブラウザにインポートしたり、利用したりする際の「電子証明書パスワード」になります。このパスワードを忘れてしまうと、せっかく「STEP1」「STEP2」と行ってきた作業がすべて最初からやり直しになってしまいます。忘れないように厳重に管理してください。

9.「電子署名パスワード(確認用)」の入力

「電子署名パスワード(確認用)」の入力

「電子署名パスワード(確認用)」の欄に、ひとつ上の入力欄に入力した電子署名パスワードを再入力します。

左側のチェックボックスにチェックを入れると、上の画面のように「***」で隠されていない、実際に入力したパスワードが表示されます。間違えないように、確認しながら同じパスワードを入力しましょう。


10.電子証明書取得実行

電子証明書取得実行

これで、必要な項目の入力はすべて終了しました。

入力内容を再度確認し、間違いがなければ「電子証明書取得実行」ボタンをクリックします。


11.電子認証登記所との通信

電子認証登記所との通信

法務省民事局パンフレット<電子証明書の取得方法について>より

http://www.moj.go.jp/content/001252791.pdf

初回の電子証明書の取得の場合、専用ソフトが電子認証登記所と正しく通信されているかを確認するため、上のような画面が表示されます。

この画面で表示されている「電子証明書のハッシュ値」が、【確認のお願い】に記載されているURLのリンクをクリックして開くページに掲載されている「電子証明書のハッシュ値」のどれかと一致することを確認してください。

確認後、「続行」ボタンをクリックします。


12.商業登記電子証明書の取得!

商業登記電子証明書のアイコン

保存先として指定した場所に、上のような「XXXXX電子証明書.p12」というデータが保存されます。

これが、最終目的の「商業登記電子証明書」のデータになります。

これで「STEP3:専用ソフトに登記所で交付されたシリアル番号等を入力し、電子証明書を取得」の工程がすべて完了し、「商業登記電子証明書」の取得が完了しました。お疲れさまでした!

取得した「商業登記電子証明書」は、「印鑑証明書」や「代表印(実印)」の代わりになる、厳重に管理が必要となるデータです。

なくさないよう、また、必要のない場合に悪用されないよう、メディアなどにデータを保存し、メディア自体は鍵の掛かる場所に保管しておくのがベターです。

実際に電子証明書を使うときには…

ここまでは「商業登記電子証明書」の取り方を解説しましたが、では実際にその電子証明書をどうやって使うのかについて、補足の説明をしておきます。

電子証明書のインポート

「商業登記電子証明書」を利用するには、まず最初に電子申請で利用するブラウザに「商業登記電子証明書」をインポートする必要があります。インポートといっても、難しい作業ではなく、基本的には「次へ」のボタンをクリックしていくだけで完了します。

インポートの際に必要になるのは、「STEP3」の「8.電子証明書パスワード」の入力(※最重要!)」で設定した「電子証明書パスワード」です。

なお、インポートの仕方は、総務省が運営する「e-Gov 電子政府の総合窓口」に、画像つきで詳しく解説されています。

e-Gov 電子政府の総合窓口:電子署名用証明書の一般的なインポート方法

http://www.e-gov.go.jp/help/shinsei/flow/setup04/certificate_import.html

上記のページの「4. パスワードを入力します。」で入力するのが、「STEP3」の「8.電子証明書パスワード」の入力(※最重要!)」で設定した「電子証明書パスワード」になります。

パスワードの入力

「STEP1」で設定した「鍵ペアファイルパスワード」や「STEP2」で交付された「シリアル番号」ではありません。

これまでにパスワードの設定と入力がいくつも出てきたので、どのパスワードのことなか混乱してしまうかもしれませんが、インポートに使うのは「STEP3」で最後に設定したパスワードです。これで大丈夫ですね。

電子証明書を使って電子署名を行う流れ [e-Govを例に]

それでは、電子申請を行う際には、どのタイミングで電子証明書を利用するのかを簡単に見てみましょう。

ここでも、総務省が運営する「e-Gov 電子政府の総合窓口」の解説を参考にします。

※「e-Gov 電子政府の総合窓口」からの電子申請は、Windowsのパソコンのみ対応しています。

e-Gov 電子政府の総合窓口

http://www.e-gov.go.jp/

e-Gov電子申請システムを初めて使う方へ

e-Gov電子申請システムを初めて使う方へ:はじめに

http://www.e-gov.go.jp/help/shinsei/introduction/

「e-Gov電子申請システムを初めて使う方へ」では、e-Govで電子申請を行う際の流れが、かわいらしい鳥のキャラクターで紹介されています。

「次へ」ボタンをクリックし、順次、流れを見ていきます。


e-Gov電子申請システムを初めて使う方へ:申請書入力(4/4)

e-Gov電子申請システムを初めて使う方へ:申請書入力(4/4)

http://www.e-gov.go.jp/help/shinsei/introduction/page21.html

申請書に必要事項を入力して行く流れが紹介され、上のように、21ページで「入力チェックが終わったら『署名して進む』をクリックします」という段階になります。

この「署名」が「商業登記電子証明書」を使った「電子署名」のことになります。

e-Gov電子申請システムを初めて使う方へ:電子署名(1/3)

e-Gov電子申請システムを初めて使う方へ:電子署名(1/3)

http://www.e-gov.go.jp/help/shinsei/introduction/page22.html

次の22ページで、実際にどのように電子署名を行うかが解説されています。

上の図のように、21ページの「署名して進む」ボタンをクリックするとこの申請書に使用する電子証明書を選ぶ画面が出ます。事前にインポートしておいた「商業登記電子証明書」がここに表示されますので、それを選択し「OK」をクリックします。

このように、e-Govの電子申請では、申請書の入力が終わった段階で「商業登記電子証明書」を使った電子署名を行うことになります。

「商業登記電子証明書」を使った電子申請の流れについて、イメージがつきましたでしょうか。

終わりに

とても長くなりましたが、「商業登記電子証明書」の取得方法、そして、その使い方までを解説しました。

ひとつひとつ画像付きで解説すると、却って何か難しいことをやらなければいけない感じがするかもしれません。ですが、記事中でも何度か繰り返しましたように、実際にやってみると難しいことはまったくありません。

多少、めんどくさいことはあるかもしれませんが、作業を始める前に必要な書類を準備しておくだけで、そのめんどうさも半減します。

実際に「さあ、我が社でも電子証明書を取得するぞ!」となった際には、まずは、この記事の「実際に作業を始めるその前に!~動作環境と準備書類~」を再度確認していただけたら嬉しく思います。

「商業登記電子証明書」を取得すれば、あとは便利で楽々な電子申請をすることができます! ぜひ、貴社でも取得して、働き方改革を進めてくださいね。

Edited by  |  記事公開日:  |  最終更新日: 2018/12/6

このページの目次

■ そもそも電子証明書って何? ■ 商業登記に基づく電子証明書(商業登記電子証明書)とは?  └  商業登記電子証明書が使える行政手続き ■ 商業登記電子証明書の取得は簡単! たったの3ステップ!  └  商業登記電子証明書取得のポイント ■ 実際に作業を始めるその前に!~動作環境と準備書類~  └  実際に作業を始めるその前に![動作環境]  └  実際に作業を始めるその前に![準備書類] ■ STEP1:専用ソフトをダウンロードして必要なデータと申請書を作成  └  専用ソフトのダウンロードとインストール  └  専用ソフトで申請に必要なデータを作成する  └  申請書・委任状を完成させる ■ STEP2:作成したデータ・申請書、印鑑カードを持って登記所(法務局)へ  └  持ち物の準備  └  「SINSEI」データのみをメディアに保存  └  管轄の登記所で申請を行い「電子証明書発行確認票」を受け取る ■ STEP3:専用ソフトに登記所で交付されたシリアル番号等を入力し、電子証明書を取得  └  専用ソフトを使って、商業登記電子証明書を取得 ■ 実際に電子証明書を使うときには…  └  電子証明書のインポート  └  電子証明書を使って電子署名を行う流れ [e-Govを例に] ■ 終わりに