解説記事  |  2019-2-26 更新

戸籍謄本を郵送で請求する簡単な方法 | 日数・封筒・定額小為替について解説

戸籍謄本(抄本)を郵送で取得したい場合にかかる日数をはじめ、取り寄せるための方法について解説します。準備物として必要な定額小為替や封筒のサイズ、申請書についてもわかりやすくお伝えします。

戸籍謄本を郵送で請求する簡単な方法 | 日数・封筒・定額小為替について解説

戸籍謄本・抄本は郵送で請求できる

戸籍謄本(抄本)は、役所の窓口まで行かなくても郵送で取り寄せることができます。戸籍謄本は、パスポートや結婚、相続の際などに必要になる証明書で、正式には戸籍全部事項証明書と言います。本籍地がある役所に行けば取ることができますが、本籍地が遠くてわざわざ行く時間がなかったり、窓口で長蛇の列に並ばされるのが面倒だという意見もあります。この記事では、郵送で戸籍謄本を請求する方法や注意点、メリットやデメリットについてまとめました。

戸籍の郵送にかかる日数

郵送の日数

戸籍謄本の郵送請求にかかる日数は、1週間〜10日程度くらいです

1週間〜10日と日数に幅がある理由としては、自治体の休業日や繁忙度合い、郵便事情、古い年代の戸籍ではないか、郵送請求する戸籍の数などによっても前後するためです。いずれにしても、即日に発行されるわけではないので1週間程度は見込んでおきます。

東京都江東区では、以下のように大まかな日数を紹介しています。ポスト投函から区役所に到着するまでの期間や、区役所から発送されてから自宅に到着するまでの期間によってもかかる時間には違いが出てきます。

・ポスト投函~区役所到着⇒2~3日(郵便事情により前後します。)・区役所到着~発送⇒2~5日(お客様方の請求の数により前後することがあります。また、古い年代の戸籍の請求の場合、発送までお時間かかることがあります。休日の前後は請求が増えるため、通常より時間がかかります。)・発送~お客様の元へ到着⇒2~3日(郵便事情により前後します。法人の方など、大量にご請求のある場合には上記目安より処理に日数がかかりますので、予めご了承ください。)

出典:東京都江東区「戸籍の郵送による請求方法について

戸籍の郵送準備で必要なもの

戸籍謄本を郵送で請求するためには、申請書・返信用封筒・手数料・本人確認書類の準備が必要です。

郵送請求に必要なもの

1. 申請書

本籍地の役所のHPからダウンロードできる請求書、もしくは便箋などに以下の内容を記載して準備します。

  • 本籍地の住所
  • 筆頭者の氏名
  • 必要な証明書の種類と枚数
  • 請求者の氏名、住所、生年月日、電話番号、戸籍に記載されている方との関係(本人・配偶者など)
  • 請求理由(パスポート、相続など)
  • 第三者が請求する場合には、請求理由を証明する資料

戸籍請求書のサンプル

出典:東京都新宿区「戸籍に関する証明の郵送請求書

2. 返信用封筒

返信用封筒を準備します。封筒のサイズには指定がないことがほとんどですが、A4サイズの書類が3つ折りで入るサイズの封筒は、長形3号封筒(235×120mm)です。返信用封筒には、返送先の住所を書いて切手を貼っておきます

切手の値段は、25gまで、50gまでなど重さによって料金が異なります。不安な場合には請求先の自治体の戸籍課に問い合わせておきましょう。封筒に書く返送先は、請求者自身の住所や名前(代理人の場合は代理人)に限られます。

3. 手数料(定額小為替)

手数料の支払いには、定額小為替(読み方は「ていがくこがわせ」)を利用します。定額小為替とは、少額の現金を定額小為替証明書に変えて送金できる方法で、郵便局の貯金窓口に行くことで購入できます

定額小為替の請求書

このような請求書を書くことで郵便局で定額小為替を購入できます。

一般的な戸籍全部事項証明書(戸籍謄本)を1通請求する場合に必要な定額小為替は450円です。定額小為替は郵便局の貯金窓口で購入することができますが、通常の営業時間は平日9時〜16時までのため、その時間内に郵便局に行く必要があります

4. 本人確認書類

本人確認書類として、マイナンバーカード、運転免許証、健康保険証などのコピーを同封します。裏面に記載がある場合には裏面のコピーも忘れずに取る必要があります。

本人確認書類

代理人が請求する場合

代理人や第三者が請求する場合には、さらに追加で委任状や請求理由を証明する資料が必要となります。

郵送先は本籍地の自治体

戸籍を請求する際の郵送先は、本籍地がある自治体です。自分の本籍地がどこかがわからない場合には本籍地が記載された住民票を取得することで確認することができます。以前は、運転免許証でも本籍地が確認できましたが、平成19年4月1日からICカード化されたため、最近の免許証には本籍は記載されていません。ICカードの暗証番号がわかれば警察署等でも確認することができます。

参考:新宿区「戸籍Q&A

郵送方法は普通郵便で問題ないのか

戸籍を郵送する際は、普通郵便で送付するケースが一般的です。ただし、個人情報が記載されているため到着確認が行いたいといった場合には、書き留めやレターパックなどで郵送するという方法もあります。書き留めの場合には、普通郵便の郵送代に追加で430円かかります。書き留めの手続きは郵便局で行うことができます。追跡を行うことができるため、役所にいつ到着したのかを確認することができます。さらに速達を追加する場合には、追加で280円(250gまで)がかかります。

参考:郵便局「オプションサービスの加算料金一覧

レターパック

レターパックも追跡を行うことができます。対面で手渡しするレターパックは510円、郵便受けに配達するレターパックライトは360円と、手軽に利用することができます。

参考:郵便局「レターパックについて

郵送で戸籍を請求する場合にトータルでかかる料金は約720円

郵送で戸籍を1通取得する場合にトータルでかかる費用は約720円です。戸籍は普通郵便で送付する方法が一般的ですが、レターパックや速達で送る場合には別途料金がかかります。例えば、返送用封筒も含めてレターパックライトにする場合には合計1270円となります。

※定額小為替(450円)、定額小為替の発行料金 (100円) 、 往復の郵送費を普通郵便で計算した場合の料金は約720円。

郵送で請求するメリット・デメリット

郵送で戸籍謄本を取り寄せる場合には、メリットとデメリットがあります。

メリット

・本籍地が遠くても取ることができる。

・マイナンバーカードを持っていなくても、事前の手続きなしに請求することができる

デメリット

・ポストだけでは完結せず郵便局に行く必要がある。

・郵便局の貯金窓口が空いている時間(平日9:00-16:00)に、郵便局まで行く必要がある。

・郵便局まで行く手間や待ち時間で30分〜1時間以上かかり、往復の交通費、人件費をすべて合わせると、実際には1000円~3000円以上の見えないコストがかかる

郵送で戸籍を取り寄せることができる

郵送で戸籍を取り寄せるのは、本籍地が遠方の場合などに非常に便利な方法です。郵便局の窓口が空いている間に行って定額小為替を購入する必要がある点などに注意して、便利に郵送請求を行っていただければと思います。

Edited by  |  記事公開日:  |  最終更新日: 2020-8-13